Comment organiser une convention de Jeu de Rôle? [3/3]

Dernier article d'une série de trois sur comment organiser une convention de jeu de rôle. Nous avons d'abord parlé de l'événement (le définir, le placer géographiquement et dans le temps) puis nous avons entamé les démarches auprès des organismes de suvbentions et des acteurs du JdR.

Si vous avez suivi ces premières étapes, votre projet d'origine a bien avancé. Le plus gros du travail a été effectué et il ne vous reste plus que les étapes les moins gratifiantes, mais essentiellement pour que la manifestation ait lieu. Dans le temps, vous devez être dans les deux ou trois mois qui suivent la première réunion et à trois ou quatre mois de la date fatidique.

Les Bénévoles

Je vais découper ce point en deux sous parties. Tout d'abord, la réalisation d'un planning bénévoles pour quantifier les besoins de l'événement et ensuite comment en trouver.

Concernant le nombre de bénévoles nécessaires à la réalisation d'une manifestation, cela dépend bien sur de sa taille et du nombre d'activité que vous allez proposer. Pour connaitre l'effectif nécessaire, demandez vous quel sera les endroits où la présence de bénévoles est obligatoires. Le plus souvent il en faut :

• l'Accueil. Leur rôle sera de présenter la convention et répondre à d'éventuelles questions.
• Inscriptions aux parties. Les bénévoles s'occuperont de la caisse et la gestion des inscriptions des joueurs (on reparlera de ce point plus tard dans l'article). Ce pôle peut être couplé avec l'accueil pour réduire les besoins de bénévoles.
• la Cafétéria. Ils géreront les sandwichs et les boissons.
• Gestion des animations / spectacles. Ce pôle est assez large, car il dépendra de ce que vous avez prévu. Pour donner un exemple, vous pouvez avec des bénévoles qui s'occuperont d'une zone dédié aux jeux de plateau et devront l'animer.
• les Chariots de ravitaillement (ce point est optionnel). Certains événements proposent un chariot de ravitaillement qui passent pendant les parties pour vendre des boissons froides ou chaudes et  barres chocolatées.
• Gestion d'un point vente. Si vous avez mis en place quelques goodies ou que vous proposez des dés et quelques ouvrages à vendre, vous aurez besoin de personnes pour gérer ce stand.

Maintenant que les différents postes sont marqués, il va vous falloir déterminer le nombre de personne nécessaire par lieu et par créneau. Concernant ces derniers, prévoyait des périodes de maximum 6h, après cela fait trop long et pourrait faire fuir certains bénévoles. Ensuite, pensez à découper ces périodes en fonction des moments de calme (pendant les parties ou spectacles) et de rush (heure de déjeuner/diner et juste avant les créneaux de parties). Lors des premiers, vous n'aurez souvent besoin que de deux trois personnes par postes alors que pendant les secondes prévoyait entre 4 et 6 bénévoles pour gérer les affluences et répondre aux nombreuses demandes. Une fois ces deux choses faites, vous pouvez déterminer le nombre de créneaux bénévoles nécessaire et non le nombre de bénévoles. En effet, vous pouvez trouver de bonnes âmes prêtes à faire plusieurs créneaux. Après plus vous aurez de bénévoles, moins ces derniers seront utilisés et pourront aussi profiter de l'événement.

Maintenant nous allons nous attaquer à trouver une espèce qui se fait de plus en plus rare, les bénévoles. Le premier vivier est l'association qui soutient l'événement. Ensuite, vous avez deux possibilités. La première est de passer des partenariats avec d'autres associations. Vous pourrez alors vous entraider pour les différents événements que vous organisez ou leur déléguer la gestion d'un pôle bénévole comme les animations ou spectacles. Dans ce cas là, je vous suggère de mettre sur papier ou par mail les conditions du partenariat pour éviter des soucis lors de la manifestation. Même si vous vous entendez bien entre les deux associations, c'est toujours préférable d'avoir une trace des échanges et conditions. La seconde solution est de faire un appel à la communauté roliste. Que ce soit par les forums ou par Facebook, il est possible qu'un certain nombre de personnes répondent présentes pour donner un coup de main et faire vivre notre passion.

Gestion des courses

Sûrement une des étapes les plus simples de la réalisation de l'événement, mais qui a une grande importance. En effet, si vous mettez en place une cafétéria, il va être essentielle de mettre en place une liste de courses. Cette dernière va dépendre des prévisions de public ainsi que de la carte mise en place à la buvette.

La première étape à décider est, quelles seront les boissons et la nourriture qui seront vendues. Je vous conseille de partir sur une base commune à de nombreux événements qui assurera les ventes et qui permettra à tout le monde s'y retrouve. Après, vous pouvez ajouter des spécialités de votre ville ou région. Pour en faire une liste simple :

• sandwiches classiques : Jambon Beurre / Thon Mayonnaise / Rillettes (possibilité d'options : salade, tomate, fromage,...)
• barres chocolatées : Lion / Mars / Twix / Kit-Kat / Bounty / Kinder Bueno
• friandises : Crèpe / Gauffre / Beignet
• boissons fraiches : Coca-Cola, Coca-Cola Zero / Ice Tea / Orangina / Minute Maid Orange, Pomme, Fruit Rouge
• spécialités régionales : Galette saucisse / Magret de Canard / Grillades / ...

Maintenant que vous avez créé votre carte de produit, vous allez devoir déterminer les prix de chaque vente. Mais pour éviter d'être dans le dur au niveau financier, vous allez devoir faire deux choses. La première est de créer votre liste de courses. La seconde est de quantifier le cout de chaque élément de votre carte de vente.

Dans le premier cas, essayer de chiffrer le nombre de personnes qui passeront pendant l'événement. En moyenne, il se vend entre un et deux repas par visiteurs (de passage et joueurs). A partir de là, répartissez les différents aliments en fonction des préférences générales. Pour donner un exemple, en général le Jambon Beurre représente autant que le Thon Mayo et les Rillettes. Quoi qu'il arrive, vous ne pourrez pas tomber juste, sauf si vous avez beaucoup de chance.  Il existe quand même une solution intermédiaire que je vous suggère et qui vous évitera de trop dépenser et surtout d'avoir beaucoup de reste en fin d'événement. La technique est la marche en tiroir. Le principe? Prenons un événement réparti sur un weekend. Le vendredi matin, vous achetez un peu plus que la nourriture et la boisson prévues pour le vendredi soir. Avec l'argent des ventes du vendredi soir, vous achetez le nécessaire pour le samedi midi. Juste après le rush du déjeuner, vous retourner faire des courses pour le samedi soir et le dimanche midi, avec les recettes du midi. Cela va vous demander de faire les courses 3 fois, mais déjà la sortie d'argent sera moindre au début de la manifestation et, en plus, vous pourrez gérer vos stocks en fonction des ventes sur les créneaux précédents.

Dans le second cas, la solution est simple. Prenons l'exemple d'un sandwich Jambon Beurre. Pour le faire, vous avez besoin d'une demi-baguette, d'une tranche et demi de jambon et d'un peu de beurre. Vous calculez à combien revient chaque élément et déterminer le prix réel du sandwich. Après cela, vous décidez de la marge que vous souhaitez vous faire dessus en fonction des entrées d'argent nécessaire à la réalisation du projet. Très souvent, la cafétéria est la Recette qui va vous permettre d'être ou non en positif dans le budget final. Très souvent, les prix d'un sandwich tourne autour de 3-4€, les barres chocolatées et les boissons à 1€. Soit des prix raisonnables par rapport à ce qui se fait aussi à l'extérieur. Pourquoi cela? Simplement que si vous êtes plus cher qu'un supermarché ou la restauration rapide du coin, les gens s'y rendront pour avoir moins à dépenser. Donc une perte financière, parfois difficile pour permettre à un projet de perdurer.

Installation et rangement des lieux

Cette étape de la réalisation de votre manifestation va se dérouler en trois étapes, même si de prime abord on n'en voit que deux.

La première phase, souvent celle oubliée, est le plan de l'événement. En effet, en amont de la convention, vous allez devoir prévoir le placement des stands des possibles invités (auteurs, éditeurs, illustrateurs,...), des tables de jeu de rôles et des éventuelles animations. Ensuite, vous allez devoir noter vos besoins en termes de matériel. Le nombre de tables, de chaises, les panneaux noirs pour des affichages, la signalétique au sein de l'événement pour pouvoir se localiser. Après cela, vous pourrez dessiner un plan global de la manifestation que vous aurez la possibilité de distribuer à l'entrée pour que les gens puissent trouver rapidement ce qu'il cherche. Une fois que vous aurez réalisé ce dernier, vous devrez localiser dans le temps chaque événement. A quelle heure et combien de temps durent les créneaux de parties (3,4, 5, 6 heures ou plus)? Quand ont lieu les spectacles? En résumé, vous devrez faire un planning de la manifestation.

La seconde phase débute la journée précédent l'ouverture de la convention est consiste en l'installation des lieux. Pour cela, il va vous falloir des bénévoles et du temps. Donc si vous devez réserver des salles, penser à les prendre quelques heures avant l'heure de début de la manifestation pour avoir le temps de mettre en place. Si vous avez réalisés un plan de l'événement, répartissez vos bénévoles suivant les différents besoins et transmettez leur le plan. Ils n'auront alors plus qu'à suivre ce dernier pour ne pas se tromper. Dans le pire des cas, prévoyez un organisateur ou un responsable que vous aurez bien brifés sur ce que vous voulez et qui pourra diriger une partie de l'implantation des lieux.

La dernière phase débute juste après la fermeture de la manifestation ou lors de ces derniers instants et se résume au rangement et au nettoyage. Très souvent, la dernière journée d'une convention est bien moins remplie en terme de monde et il vous sera possible de débuter ces deux actions avant la fin de la manifestation. Cela vous demandera des bénévoles qui devront tout remettre en place et commencer à nettoyer pendant que les derniers joueurs sont encore en partie. Pas très amusant, mais d'une plus, vite cela sera fait plus tôt les clés des lieux pourront être rendues; et de deux, ils auront terminé leur créneau rangement avant l'heure prévue.

Planning et gestion des parties

La gestion des parties au sens large est un problème plus ou moins épineux suivant les événements et les équipes/personnes qui les organisent. Les différents points à statuer est le paiement ou non, le nombre maximum et le mode d'inscription aux parties.

Concernant le premier point, normalement pas besoin de revenir dessus. Lors des premières réunions que vous avez effectués, vous vous êtes mis d'accord (soit en équipe soit avec les voix dans votre tête) pour savoir si les parties seront ou non payante et également le prix. Surtout ne revenez pas dessus, ce serait perdre du temps pour rien.

Pour le point suivant, la résolution est assez simple. Suivant l'espace qui vous est alloué, déterminer le nombre de tables que vous pouvez disposer. Prévoyez assez d'espace entre, si vous êtes dans une unique grande salle, pour éviter que le bruit gène trop les parties voisines. Il ne vous reste plus qu'à compter le nombre de zone de jeu installée pour connaitre le nombre de partie maximum que vous aurez par créneau. Si vous avez la possibilité d'avoir des salles de cours pour mettre les parties à l'écart et leur donner un certain confort, n'hésitez pas. Par contre, si les espaces sont assez grands et que vous avez des parties en plus que prévu, pensez à en mettre deux par grandes salles.

Passons maintenant au point le plus sujet à discussion, du moins suivant les équipes. Pour éviter un trop long paragraphe, je vais les présenter chacun sous un point différent.

• Toutes les places en pré-inscriptions sur internet, puis sur place. La méthode la plus simple, qui demande par contre un peu de préparation. Au fur et à mesure que les parties s'inscrivent sur l'événement, vous mettez le nombre de place en pré-vente sur internet. Les personnes peuvent alors réserver et devront payer une fois sur place en donnant soit un code transmis soit avec leur nom. Le soucis est que cela oblige les joueurs à avoir accès à internet et favorise ceux qui ont du temps et qui seront connectés lors de l'ajout des parties.
• Quelques places en pré-inscriptions sur internet et le reste sur place. Système bâtard, dans le sens d'entre deux. On reprend l'idée précédente, mais cela ne fonctionne que pour la moitié des places d'une partie, le reste étant libre le jour J. Cela permet d'assurer un certain remplissage des parties mais également de prévoir le nombre de joueurs présents le jour J.
• Inscription sur place à l'ouverture de la manifestation pour tous les créneaux. Moins de travail en amont de l'événement et plus sur place. Dès l'ouverture de la convention, les joueurs présents pourront s'inscrire à toutes les parties qu'ils souhaitent. Le problème de cette méthode est que cela favorise les personnes les plus proches de la manifestation.
• Inscription sur place avant le début du créneau. Les places aux parties seront ouvertes avant le créneau de jeu. Cela permet de n'avantager personne mais à deux soucis. Le premier est que cela fait une longue queue à un moment donné pour s'inscrire et le second est, si les créneaux sont proches, que certains joueurs vont quitter la partie pour aller s'inscrire au créneau suivante.
• Bourse aux parties. Le système qui demande le plus de préparation et plus long que les autres au niveau timing. Par contre, plus conviviale et égalitaire. Le principe est de réunir dans un amphithéâtre ou une grande salle, les meneurs et les joueurs. Les meneurs vont présenter rapidement (1min maximum) leur partie (univers, enquête/combat/intrigue, nombre de place...) devant tous les joueurs. Une fois que tous les meneurs sont passés, les joueurs vont lever un panneau, avec leur numéro attribué, pour candidater à une partie. Si on a assez de joueurs, ils partent avec le meneur débuter. S'il y a trop de monde qui souhaite jouer, on fait un tirage au sort parmi les numéros de joueurs et les heureux élus suivent le meneur. Ce système peut être long, mais avec des meneurs préparés cela peut vite être amusant et surtout permettre aux joueurs d'avoir un aperçu de celui qui sera derrière l'écran pendant la partie. Après, tout le monde a autant de chance de jouer à n'importe quel jeu.

C'est à vous désormais de choisir le format qui vous convient le mieux. N'hésitez pas à contacter certains événement qui pratiquent l'une des techniques pour avoir plus d'information.

Bilan moral et financier

La dernière étape, celle qui clôturera votre convention de Jeu de Rôle, est la réalisation du bilan moral et financier. Ce dernier revêt une grande importance. Tout d'abord, vous devrez le transmettre aux organismes qui vous ont subventionnés mais également vous permettra de savoir si l'événement est une réussite ou non par rapport à vos attentes.

Le premier conseil que je vais donner est, avant de débuter son écriture et après l'événement, de prendre quelques jours pour vous reposer et ne pas faire un bilan à chaud. Ensuite, n'hésitez pas à demander des retours aussi bien aux bénévoles et invités pour avoir un maximum d'informations pour rédiger votre bilan. Cela vous permettra également de voir ce qui est à améliorer pour de prochaines éditions.

Concernant le bilan moral, que devez-vous y mettre? Dans un premier temps, présentez votre projet et les objectifs que vous vous étiez fixés. Ensuite, décrivez comment s'est passé l'événement, avec ses animations, spectacles, l'implantation des lieux, etc. Dans un point suivant donner quelques informations chiffrées qui plairont aux organismes et permettra de voir une progression avec de possibles futurs manifestations. Les classiques étant le nombre de visiteurs, de joueurs, de bénévoles, de parties de JdR, le nombre de stand, le département d'origine des visiteurs/joueurs (savoir si cela à un impact que département, régional ou national) et leur statut (étudiant ou non, point important pour les organismes de subventions étudiants). Puis expliquez quels sont les points à améliorer et pourquoi. Et finalement remerciez les personnes, les associations et les organismes qui vous ont aidés.

Pour le bilan financier, le travail est beaucoup plus simple. Reprenez l'architecture du bilan prévisionnel que vous avez réalisés. Enlevez les sommes prévus et remplacez les par les véritables dépenses réalisées et les recettes effectuées. Il vous est possible de rajouter des domaines de dépenses et recettes qui ne figuraient pas dans le bilan prévisionnel, si ces point vous paraissent plus pertinent.

Pour information, certains organismes possèdent leur propre modèle de bilan moral et financier que vous devrez remplir et leur renvoyer. Mais quoi qu'il arrive, vous devez en réaliser un personnel pour vous ou votre association. L'intérêt sera de pouvoir l'utiliser pour donner de nouveau vie à l'événement ou pour contacter de nouveaux possibles partenaires.

Et voilà, vous avez toutes les clés en main pour monter de A à Z votre convention de Jeu de Rôle. Il ne vous reste plus qu'a sauter dans le grand bain. Surtout, n'hésitez pas à contacter d'autres événements pour demander des conseils ou de l'aide. Tous les organisateurs sont passés à un moment par cette étape et la plupart sont prêt à donner quelques suggestions pour éviter certaines erreurs.