Comment organiser une convention de Jeu de Rôle? [1/3]

Dans un de mes premiers articles j'avais parlé des conventions de jeu de rôle. Un certain nombre de joueurs ont déjà participé à un tel événement et pour les autres, je leur conseille vivement d'en découvrir l'ambiance particulière.

Mais ce ne sera pas le sujet de cette semaine. Parmi vous, il en existe peut-être un petit nombre qui souhaite organiser une événement autour du jeu de rôle, mais qui ne savent pas comment s'y prendre. Ayant eu la chance de co-organiser les conventions Eclipse 10 et 12 à Rennes et d'aider sur un certain nombre d'autres, je vais présenter les grandes lignes de la réalisation d'une telle manifestation.

Je précise tout de suite que l'article ne se veut pas exhaustif. Il existe surement d'autres étapes spécifiques à certains événements. Je ne parle que des points importants que j'ai eu à résoudre avec l'équipe d'organisation d'Eclipse. De plus, l'article sera découpé en trois parties, ce dernier étant assez long.

Définir l'événement

Sûrement l'étape la plus importante dans la réalisation d'une convention. Souvent la plus difficile, mais une fois que vous aurez réussi à déterminer ce que sera votre événement, certaines étapes seront beaucoup plus faciles à réaliser. Maintenant vous allez devoir répondre à quelques questions.

Que voulez-vous comme événement?

• Un autour du Jeu en général, dans le principe d'un Festival. Cela implique la présence de jeu de plateau, de jeu de cartes et des tables de jeu de rôle, voir un espace Jeux Vidéo. Dans ce cas là, vous avez plus envie d'une manifestation ouverte à tous et qui fait la part belle à l'amusement au sens large.
• Un sur le Jeu de Rôle dans le sens large ou de l'Imaginaire, ce qui se rapproche plus d'un Salon. L'idée sera alors de rassembler de nombreux acteurs des domaines à représenter (JdR, Littérature, JdP,...) pour permettre de les rencontrer. A côté de leur stand, vous pourrez mettre en place des animations pour tester les jeux, faire des séances de dédicaces ou des tables rondes / conférences avec ces mêmes intervenants.
• Un centré sur les parties de Jeu de Rôle, ce qu'on appelle une Convention. L'objectif est surtout, sur une période plus ou moins longue, d'enchainer les parties sur un grand nombre d'univers. Il vous est également possible d'inviter des auteurs ou éditeurs de JdR pour leur permettre de présenter leur nouveauté ou faire vivre des parties avec le créateur d'un monde. Un plaisir bien souvent.

Quelle taille pour l'événement?

• Petite échelle, pour des amis ou un club. Le but est de réunir tout le monde et de leur faire profiter d'un moment jeu. Le tout est de passer une bonne journée, soirée ou un weekend, un peu comme une lan entre potes.
• Evénement incontournable, faire découvrir le JdR au plus grand nombre. Vous trouvez que votre région manque de manifestations en lien avec le jeu et vous pensez qu'il y a moyen d'organiser une convention / festival / salon qui ramènera du monde.
• Le projet à long terme, réaliser un événement qui grandira avec le temps. Vous souhaitez commencer par un événement à petite échelle pour vous former à toutes les ficelles de l'organisation et pouvoir réaliser une manifestation plus belle chaque année. Cette idée est faite pour vous.

Le prix de l'entrée ou des parties?

• Prix fixe pour pénétrer au sein de l'événement. Que se soient les simples visiteurs ou les joueurs, le montant est le même pour tous. Une fois à l'intérieur, tout le monde a accès à toutes les activités ou parties. Ce mode de paiement est plus approprié au salon ou festival.
• Prix pour participer aux parties. Dans ce cas de figure, seuls les futurs joueurs vont payer pour avoir accès aux tables de JdR. Par contre l'entrée et donc l'accès aux autres activités est gratuite.
• Entrée et participation libre. L'ensemble des animations et des parties sont gratuites et les visiteurs/joueurs peuvent donner une aide financière s'il le souhaite.

Organisation interne

Maintenant que vous avez déterminé les grandes lignes de votre événement, il va vous falloir mettre en place son organisation. La première étape concerne le fonctionnement en amont de la manifestation. Serez-vous seul à tout faire ou serait-ce une équipe de travail?

Dans le premier cas, vous allez avoir beaucoup de choses à faire. Il vous faudra décider de chaque point du projet, pesant le pour et le contre. Vous renseignez sur les démarches à faire pour les étapes suivantes et remplir de nombreux papiers ou écrire beaucoup de mails. Vous avez bien sûr la possibilité de vous appuyer sur des bénévoles/aides orgas, des amis ou des connaissances qui souhaitent que le projet se réalise. Ils pourront effectuer certaines étapes à votre place à votre demande ou s'occuper d'une tâche particulière. Mais quoi qu'il arrive, vous êtes le seul maître à bord et seul décisionnaire. Vous devrez donc faire attention à ce que font ou envoies vos aides pour éviter les erreurs ou mauvaises interprétations.
De plus, dès qu'un problème sera relevé ou qu'une question posée, il/elle vous sera remonté. Soit vous avez déjà une réponse et dans ce cas la résolution sera rapide, soit vous allez devoir plancher dessus pour trouver une solution. Je ne pense pas avoir besoin de vous dire que cela peut arriver souvent, surtout lorsqu'on réalise un événement pour la première fois.
L'avantage de travailler seul est double. D'abord, toute l'information et le pouvoir décisionnaire est centralisé en une seule et même personne. Cela permet d'avoir un seul son de cloche par rapport à ce qu'il faut faire et un retour rapide. Ensuite, vous pourrez "faire exactement ce que vous voulez". En effet, en équipe, vous ne serez pas tous forcement d'accord sur certains détails et la majorité primera sur vos propres envies.
Je pense que ce format d'organisation est plus adapté à la réalisation d'un petit événement. Pourquoi? Car la charge de travail est assez importante dès qu'on souhaite faire grande une manifestation. Après, avec un pouvoir central sur une personne et un groupe de travail proche qui réalise les tâches à sa demande, il est possible de mettre en place un événement de grande taille. Mais cela n'est pas forcement le mieux pour une première, car il faut que la communication et l'entente soient extrêmement bien huilé dans ce cas là.

La seconde possibilité est donc la création d'une équipe entièrement dévoué à la réalisation de l'événement. Le groupe devra se rencontrer assez souvent pour discuter des différentes étapes et faire des points sur l'avancé du projet. Cela ne demande pas forcement énormément de temps, mais nécessite une bonne organisation. Le gros avantage sera de pouvoir vous répartir les tâches en vue de diminuer la charge de travail de chacun. De plus, en cas d'impossibilité d'effectuer quelque chose, un autre co-organisateur pourra s'en charger.
Dans cette situation de travail, les réunions devraient se découper en trois points. Le premier est le bilan du travail effectué depuis la dernière rencontre. Le second est la discussion d'une ou plusieurs questions à débattre. A la fin de ces échanges, soit la décision est reportée à une prochaine réunion, car il manque des informations pour avoir toutes les cartes en main, soit le choix a été effectué et ne sera plus débattu, évitant une perte de temps plus tard. Le troisième et dernier point est la répartition des prochaines tâches à effectuer ainsi que l'ordre du jour de la prochaine réunion.
Par contre, il faudra bien vous mettre d'accord sur chaque information à transmettre et action à réaliser, pour éviter les quiproquos ou de mauvaises interprétations. Le plus simple sera alors de laisser la personne en charge de ce point de répondre, ou de discuter au sein de l'équipe de la réponse la plus appropriée. Mais dans les deux cas, cela va prendre du temps ou ajouter un biais dans la réponse. Il serait donc préférable qu'une personne au sein du groupe centralise toutes les décisions et soit en charge des réponses et retours à faire.
Ce format d'organisation est, de mon point de vue, en adéquation avec des Salons / Festivals. En effet, les tâches sont nombreuses et surtout proportionnelles avec la taille de l'événement. Pouvoir se reposer sur une équipe permet d'éviter les erreurs et d'avoir des avis divers et variés. Donc plus de détails sont abordés et des discussions certains éléments oubliés seront remontés. De plus, de nouvelles idées pourront germer afin d'améliorer la réalisation de la manifestation.

Où et Quand?

Votre projet commence enfin à prendre forme. Vous en avez écrit les grandes lignes, vous avez recruté une équipe pour vous aider ou alors vous allez vous retrousser les manches tout seul. Mais il vous manque encore quelques choses. Un lieu pour organiser votre manifestation et après une date.

La première étape est plus ou moins simple suivant votre statut, votre ville ou votre environnement. En effet, certaines municipalités sont ouvertes à l'organisation de festivités qui pourront leur permettre de se faire connaitre ou de proposer des activités. Elles pourront alors mettre à votre disposition des locaux (salles des fêtes, écoles,...) pour réaliser votre manifestation. Une autre possibilité est d'être étudiant. Il arrive souvent que les universités prêtent ou loue à des prix symboliques leurs bâtiments pour l'organisation d'un événement. Et le fait d'être étudiant aide grandement dans les démarches ou dans la possible gratuité des locaux. Après la solution la plus fréquente est l'utilisation des locaux du club dont vous faites partis. Cela ne devrait déranger personnes et surtout mettre en valeur l'association.
Mais parfois la solution n'est pas aussi simple, soit on ne rentre dans aucune de ses trois catégories, soit les locaux proposés ne sont pas adaptés avec les besoins. Dans ce cas là, il est nécessaire de faire une liste des infrastructures nécessaires à la réalisation de l'événement. Dans les grandes lignes, vous aurez besoin d'une zone d'entrée pour le paiement, si vous mettez un prix d'entrée ou à la partie, d'un espace pour les tables de JdR / JdP / JCE (une ou plusieurs grandes salles, des salles de cours plus intimistes,...), d'une aire de restauration avec une cafétaria (pas obligatoire) et possiblement d'une superficie pour des stands de partenaires, auteurs, éditeurs ou autres. Une fois votre listing effectué, il ne vous reste plus qu'à trouver le lieux le plus indiqué. Je vous propose plusieurs possibilités ; les Salles des Fêtes, les Ecoles / Collèges / Lycées / Universités, les Parcs des Expositions, une Boutique ou un Club de Jeu de Rôle (le votre ou celui d'une autre association). Il en existe surement d'autres, mais je vous présente les plus classiques.

Lorsque vous aurez trouvé le lieu où se déroulera votre événement, vous devrez déterminer la date à laquelle il se réalisera. Il vous faudra alors penser à deux choses. La première est de vérifier la disponibilité de la/les salle(s). En effet, il serait ennuyeux de poser une date qui est déjà prise et de se retrouver avec une annulation ou de devoir décaler une fois toutes les étapes effectuées. La seconde est de se renseigner sur la réalisation d'autres manifestations en lien avec le jeu de rôle sur la période souhaitée. Les rôlistes sont des personnes qui ont des habitudes, si vous leur proposez deux événements le même weekend et qu'ils connaissent déjà l'autre manifestations, il y a fort à parier qu'ils ne viendront pas. Jetez donc un coup d'oeil sur le GROG, un planning est proposé avec de nombreux événements rolistiques. Si par hasard une convention qui a lieu chaque année n'a pas encore posée sa date, n'hésitez pas à les contacter pour leur demander si cela sera bientôt le cas. Il est toujours préférable d'avoir un grand choix d'événement mais réparti sur les différents weekends que tout sur les mêmes jours et plus rien après.

Il existe une possibilité qui peut répondre à ses deux étapes que je n'ai pas encore abordé. C'est la réponse de la facilité, se greffer à un événement déjà organisé. Moins de travail, vous ne serez en charge que d'une partie d'une grande manifestation et certaines étapes ne seront plus nécessaires. De plus les besoins de salles et de dates ont déjà été réglé par l'événement et donc encore un soucis en moins. Mais ce ne sera plus vraiment votre Convention / Festival / Salon.

Budget prévisionnel

La première étape de grande importance, la réalisation du budget prévisionnel. Ce dernier va souvent vous prendre l'ensemble d'une réunion à rédiger, voir deux si vous voulez être sûr de ne rien oublier dedans. Mais ne vous compliquez pas trop la vie, comme le nom l'indique ce budget est prévisionnel et ne ressemblera normalement en rien à votre budget final.

Tout d'abord, à quoi sert-il?

• Il permet de faire la liste des dépenses qui seront à réaliser et des possibles entrées d'argent. Il vous faudra répartir les sorties en différents thèmes en précisant au mieux ce que cela comprend. Parmi les grands classiques, on retrouve le prix de location de la salle, les achats pour la cafétéria, les dépenses pour la communication (impression d'affiches,...), le défraiement d'invités ou d'un illustrateur pour l'affiche, de la décoration et parfois une compensation pour un service de sécurité. Dans la partie entrée d'argent, le principe est le même. Vous ferez apparaitre des catégories telles que inscription (prix d'entrée fois le nombre de personnes attendues), cafétéria (ventes de nourritures) et subventions (à détailler suivant les organismes que vous allez contacter).
• Mais surtout, ce budget sera la base de vos demandes de subventions. Sachant que pour qu'un organisme participe dans un projet, il faut que ce dernier soit à l'équilibre. Donc que les Dépenses prévues soit de la même valeur que les Recettes envisagées, même si cela ne sera pas forcement le cas à la fin de l'événement. En effet, entre ce que vous prévoyez et ce qui sera, il y a souvent une grande différence. Surtout que si vous attendez auprès les subventions pour effectuer les achats, il sera plus fréquent de dépenser moins que prévu. De toute façon, lors de la réalisation d'un budget prévisionnel il est intéressant et logique de la gonfler au maximum par rapport à ce que vous souhaitez faire. Déjà les organismes de subventions donnent souvent moins que demander et aussi vous pourrez vous arranger avec d'autres associations pour éviter certaines dépenses.

Pour sa réalisation, je vous conseille fortement le tableur. D'abord, d'un point de vue pratique et visuel. Facile à remplir et les calculs se feront automatiquement une fois les formules rentrées. Ensuite, il ne vous restera plus qu'à reprendre la structure et rentrer directement les dépenses et recettes qui se feront au fur et à mesures. Cela vous permettra d'avoir un suivi de votre budget final tout au long de la réalisation de votre manifestation. Bien pratique pour éviter des déficit important en fin d'événement. Et enfin, il pourra être réutiliser lorsque vous ou d'autres souhaiterons donner une seconde édition à la Convention / Salon / Festival.

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Voilà vous venez de passer le premier véritable palier pour donner vie à votre idée. Vous avez la silhouette de votre manifestation (sa définition) et son squelette (le budget prévisionnel). Vous allez devoir maintenant entamer la recherche de subventions, inviter des auteurs/éditeurs, faire de la communication sur votre événement ou encore organiser des concours / spectacles. Mais on verra tout cela lors des deux prochains articles, et donc les deux prochaines semaines.