Comment organiser une convention de Jeu de Rôle? [2/3]

La semaine passée, j'avais débuté un article sur l'organisation d'une convention de jeu de rôle. Dans ce dernier, j'avais exposé les premiers pas et éléments à effectuer pour donner vie à votre rêve. Si vous ne l'avez pas encore lu, je vous le conseille fortement avant de parcourir ce nouveau papier pour avoir toutes les cartes en main.

Pour citer rapidement les différents points évoqués, il a été question de définir l'événement, puis de le situer dans le temps et l'espace et enfin la réalisation du budget prévisionnel. Cette dernière étape étant un cap important dans l'élaboration de votre manifestation.

Demandes des subventions

Lors du premier article, j'avais terminé en vous parlant du budget prévisionnel et de son rôle dans les demandes de subventions. Cette nouvelle étape va revêtir une importance plus ou moins grande suivant l'ampleur de votre projet.

En effet, la recherche de financement est essentielle lorsque vous souhaitez mettre en place un événement imposant par la taille. Vous allez avoir de nombreuses dépenses à réaliser et les deux seules entrées d'argent de sûr seront les entrées ou les parties de JdR (si elles sont payantes) et la cafétéria. Mais cela ne devrait nullement compenser les coûts prévus. Il va donc falloir trouver des organismes prêts à vous "donner" de l'argent pour que votre projet se concrétise. Dans le cas d'événement plus intimiste, vous pouvez également démarcher ces organismes, mais il est possible que les achats planifiés soit payé de votre propre poche ou par l'association dont vous faite parti.

Pour bien débuter, le mieux est de lister les organismes capables de répondre à vos demandes de subventions et surtout qui ont une chance d'avoir une réponse favorable. Parmi les possibilités, on retrouve :

• La Ville ou l'Inter-Commune dans laquelle a lieu l'événement. Plus l'événement aura un impact important, plus leur intérêt sera grand. Déjà cela leur fera de la pub et de plus cela créera une activité pour la commune. Donc faites bien attention à comment vous allez les contacter et surtout à vos réponses.
• Le Département ou La Région. Il est très rare que ces organismes vous répondent et encore plus que le retour soit favorable. Après si votre événement peut avoir un réel retentissement au niveau de votre département/région et que votre présentation/demande de subvention est très bien réalisée, il arrive que votre dossier est un écho positif.
• Le CROUS. Ce service ne sert pas qu'à donner une bourse et à logement. Il permet également le financement de projet monté par les étudiants. Vous l'avez donc compris, cet organisme ne pourra fonctionner que pour des manifestations organisées par au moins un étudiant (le reste de l'équipe pouvant ne plus l'être). Par contre, il est fréquent que le CROUS n'aide que les nouveaux projets et qu'avec le temps, leurs réponses deviennent négatives.
• Les Fonds de Solidarités et de Développement des Initiatives Universitaires. Comme l'organisme précédent, les FSDIE ne répondront qu'aux demandes venant de projet étudiant ou co-organiser par ces derniers. De plus, cela ne doit pas rentrer en compte dans une matière de l'étudiant.
• L'Association organisatrice. Et oui, il ne faut pas l'oublier. Même si ce n'est pas proprement à parler une demande de subvention que vous allez lui faire, mais c'est quand même un investissement de leur part. A ce moment là, vous aurez deux possibilités. Soit les fonds qu'elle va apporter seront "remboursés" à la fin de l'événement (si le budget final est à l'équilibre ou bénéficiaire bien sûr), soit c'est une réelle participation et dans ce cas là pas de retour d'argent à la clôture de la manifestation.

Chacun de ses organismes possèdent bien sûr un formulaire à remplir et à leur renvoyer rapidement. Vous pourrez normalement le trouver directement sur le site propre à chacune de ses administrations. Vous avez également la possibilité de trouver un document général à expédier à n'importe quel service public (Téléchargeable ici). Très souvent, il vous faudra remettre votre dossier trois mois avant la date de réalisation de votre manifestation. Donc penser à le récupérer assez vite. Surtout que dans certains cas, les informations sont nombreuses et vous devrez y joindre des documents particuliers.

Parmi les informations qui vous seront fréquemment demandées et que je vous conseille de réunir dès le début :

• Les Status et la Déclaration dans le Journal Officiel de votre association.
• Le budget prévisionnel détaillé de votre projet.
• Une description ou une définition de votre manifestation.
• Les dates ainsi que le lieu de déroulement de l'événement.
• Les domaines / sujets abordés (Culture, Sport, autres).

Vous avez dû remarquer que les informations citées reprenaient la plupart des points travaillés dans le premier article et c'est pour cette raison que les demandes de subventions n'arrivent que maintenant.

Trouver des partenaires

Une fois les demandes de subventions envoyées ou alors en parallèles, vous allez devoir trouver des partenaires. Ces derniers vont avoir un double rôle. Tout d'abord, vous offrir des lots que vous pourrez faire gagner pendant votre événement ou offrir lors des parties de JdR. Ensuite, en échange d'une certaine visibilité et un peu de publicité (logo sur l'affiche, annonce du partenariat,...), ils parleront de votre maniestation et diffuseront sa date.

Au sein des partenaires possibles, on retrouve :

• Les Boutiques de JdR et JdP. Qu'elles soient physiques ou en ligne, ces dernières seront votre première "cible". Souvent proche de son public et prêt à envoyer quelques lots, les boutiques savent qu'être partenaire d'un événement local ou important leur permettra de se faire un peu de publicité. Mais il arrive aussi qu'elles le fassent juste parce que ce sont des passionnés et qu'ils aident au partage de cet amour du JdR.
• Les boutiques de Grandeurs Natures. Suivant les grands buts de votre convention / salon / festival, il est possible que vous ayez l'intention de mettre en place un pôle lié au GN. Que ce soit avec la présence d'autres associations ou de la FédéGN. Il peut donc être intéressant d'inviter une ou deux boutiques proposant des articles liés aux GN.
• Les Editeurs de JdR. Même si je vais en parler dans le point suivant, je suis obligé de les citer en tant que partenaire potentielle. En effet, suivant les jeux qui seront proposés lors de votre manifestation, il est possible que les éditeurs vous envoies quelques ouvrages à faire gagner ou offrir.
• Les Artisans du Cuir. Il arrive souvent que les rôlistes achètent des bourses en cuirs ou alors des vêtements. La présence d'une ou deux enseignes peut être plaisante pour les visiteurs et joueurs.
• Les Associations. Lorsqu'on organise un événement, on a tendance à les oublier, mais d'autres associations peuvent être associées à la réalisation de la manifestation. En effet, elles pourront alors être en charge d'une animation, d'un concours ou d'un spectacle pendant la durée de la convention.
• Les enseignes de restaurations. Cela ne fonctionne pas toujours et dépend souvent de la taille de la ville d'accueil. Mais il vous est possible de démarcher certaines enseignes de restaurations pour, lors d'un repas, proposer une alternative aux classiques sandwichs. L'exemple le plus fréquent est les pizzas. En effet, certaines pizzerias pourront vous les vendre quasiment à prix coutant et vous pourrez alors les revendre un peu plus cher pour aider le budget à être à l'équilibre.

Le conseil que je peux vous donner pour la prise de contact est de bien sûr de les rencontrer en personne une première fois. Cela vous permettra de leur présenter votre projet, donner quelques informations sur son avancement et des soutiens déjà présent. Vous leur montrerez alors votre motivation ainsi que votre sérieux, ce qui pourraient les convaincre. Chose importante, que je rappellerai dans le troisième article, est de retourner les voir à la fin de l'événement pour leur faire un bilan de vive voix, même si vous allez leur envoyer le bilan moral et financier à la fin ou un mail/lettre de remerciement. Vous leurs montrez qu'ils sont importants pour l'événement.

Animations, spectacles et concours

Pendant votre événement, il est possible que l'ensemble du temps prévu ne soit pas comblé par des créneaux de parties de JdR. En effet, il peut être intéressant de laisser des moments de pauses pour que les visiteurs et joueurs puissent se restaurer, discuter ensemble et se changer un peu les idées. Lors de ces moments de calmes, il vous est également possible de proposer des animations ou des spectacles pour centrer le monde en un ou plusieurs lieux.

L'idée derrière ses animations est de proposer des alternatives aux parties de jeux de rôles pour les personnes qui accompagnent certains joueurs, les simples visiteurs ou simplement de faire découvrir certaines choses. Parmi les grands classiques, on a :

• Les tables rondes ou conférences. Cette animation se démocratise de plus en plus lors des manifestations liées au JdR. Ce moment permet au public et à des acteurs du milieu d'échanger autour d'un thème ou d'un sujet particulier. Il semble que cela plaise aussi bien aux visiteurs qu'aux joueurs présents.
• Les spectacles d'escrime artistique. Très visuelles, ses représentations ont tendances à ravir le public. Pas forcement lié aux Jdr au premier abord, mais avec un scénario, il sera facile de la faire jouer comme une courte séance de jeu. L'autre possibilité est d'en faire un clin d'oeil avec un film lié à la culture "geek".
• Les animations de GN. De petits spectacles plus ou moins longs pour animer la manifestation et occuper les personnes présentes.
• La soirée conte. Un moment détente dans une longue manifestation, la soirée conte se déroule souvent en toute fin de soirée voir de nuit. Les irréductibles joueurs ou visiteurs se réunissent de manière posée où l'on somnole en écoutant les histoires et légendes.

Vous avez également la possibilité d'organiser en amont ou pendant la manifestation des concours. Dans un premier temps, cela vous fera de la publicité. En effet, les personnes feront passer l'information à des connaissances qui pourraient souhaiter participer à un tel concours. Ensuite, ses idées pourront ramener des partenaires en lien avec ses concours et vous permettre de proposer certains des lots que l'on vous a offert. Le plus simple est de reprendre des concepts qui ont fait leur preuve, mais rien ne vous empêche d'en apporter de nouveau.

• Le concours de scénarios. Le concours traditionnel d'un événement rolistique. Facile à organiser et peu couteux en temps pour les organisateur. Il vous suffira de mettre aux points les règles de bases du concours ou de les reprendre à un concours déjà existant et le tour est joué. Après si vous souhaitez complexifier la chose, il vous est possible de contacter des éditeurs ou des magasines de Jdr pour leur proposer un partenariat particulier sur ce concours. Dans ce cas là, les conditions de participations seront fixés par ces derniers.
• Le concours de costumes. Beaucoup de rôlistes ont une âme de cosplayeurs ou de GNistes et possèdent donc un costume steampunk, médiéval ou autre. Ce concours sera presqu'une une animation avec la présence de ces personnes.
• Le concours de dessins. A la différence du concours de scénarios, celui de dessins demandera un peu plus de préparation. En effet, il vous faudra prévoir un espace sur le lieu de la manifestation pour la tenu de cette rencontre. De plus, il vous faudra bien faire attention aux conditions de participations pour éviter qu'un illustrateur remporte le premier prix.
• Le concours de chansons parodiques. Le principe est simple. Vous prenez une chanson et vous la parodiiez par rapport à un univers de jeu de rôle. Si vous voulez un exemple, c'est par ici (univers : Vampire la Mascarade).

Inviter des auteurs / éditeurs / illustrateurs

Ce point peut-être optionnel dans certains projets. En effet, si vous souhaitez un événement à petite échelle ou intra-club, il n'est pas nécessaire d'inviter des auteurs, des éditeurs ou des illustrateurs. Mais dans le cas de Salon, de Festival ou de grosses Conventions, la présence de ses acteurs du JdR sont un plus non négligeable.

L'idée derrière leur présence et de rendre possible la rencontre entre les joueurs et ceux qui éditent ou créent les univers de JdR. Ces moments d'échange sont souvent rares, passent par les forums, facebook ou des échanges de mails. Mais bien souvent le ton, l'ironie et la véritable personnalité d'un individu passe mal à l'écrit et les conventions permettent de découvrir la véritable face de ses passionnés.

De leur côté, ils ont également un certain "intérêt" (je mets bien des guillements car le mot à un fort sens, mais est le plus approprié) à leur présence. D'abord, pouvoir échanger avec leur public, avec des retours sur les univers, les systèmes de jeux et ainsi répondre à des questions que certaines personnes peuvent se poser. Ensuite, ils vont pouvoir présenter de nouveaux ouvrages qu'ils viennent de sortir. Ces derniers peuvent ne pas être vendu dans la petite boutique de JdR du coin et éviter de la commander sur internet et avoir des frais de ports en plus. Le point ultime et pas des moindres et de pouvoir tester des futurs jeux pour en éprouver les mécanismes, l'attrait au pitch de l'univers et avoir des retours pour l'améliorer.

Pour joindre aussi bien les auteurs, que les éditeurs, le plus simple et de passer par leur page internet ou Facebook. Vous pourrez y trouver des mails de contact sur lequel envoyé votre invitation. N'hésitez pas également à demander à des amis et connaissances s'ils n'ont pas sous la main le mail personnel d'un auteur ou d'un éditeur. Vous pourrez alors lui envoyer plus facilement un petit mail de présentation de l'événement et lui faire part de votre souhait de le voir présent lors de sa réalisation. Dans certains cas, il peut être préférable de les inviter par l'intermédiaire de ce contact, qui parlera en votre nom ou demandera la permission de transmettre son mail.

Mais attention à certaines choses avant d'inviter des auteurs, éditeurs ou illustrateurs. Déjà, il va vous falloir prévoir un espace pour leur stand et par là même prévoir ce stand (table, chaise, panneau noir, prise,...). Donc un environnement que vous allez devoir aménager en respectant les règles de sécurités et qui sera limité. Evitez de trop inviter si vous n'avez pas une immense salle. Autre point d'importance et la possibilité de vente. On n'y pense pas tout de suite, mais très souvent ses invités vont venir avec des ouvrages ou des créations pour les vendre. Il arrive que le lieu dans lequel ce déroule l'événement demande une patente en cas de vente (une somme qu'ils vont récupérer par vente). Donc potentiellement un point de budget supplémentaire ou alors un gain de moins pour les stands présents. Pensez à bien vous renseigner.

Dans le cas d'événement de grandes tailles, ils arrivent que les organisateurs fassent payer le stand aux différents exposants. Dans ce cas là, il faudra prévoir un grand public et une facilité de paiement pour les visiteurs. D'abord, pour que les vendeurs rentrent dans leur frais, sinon ils hésiteront avant de revenir, et enfin pour que les passants qui souhaitent acheter puisse facilement payer (distributeur sur place ou pas loin, possibilité de brancher un terminal carte bleue,...).

Concernant les manifestations moins importantes, certains préfèrent défrayer les invités pour les aider à se déplacer. En effet, le milieu de JdR n'est pas des plus facile pour en vivre et leur donner un coup de main montre en quelques sortes la connaissance que vous avez du milieu. Même si cela est symbolique et ne représente pas tout leur frais, cela peut les convaincre de faire également un effort de leur côté pour se déplacer à l'événement.

La communication

La réalisation de votre événement est maintenant lancée. Il va vous falloir en parler et surtout en faire de la publicité pour que le maximum de monde viennent. Mais comment bien faire et spécialement cibler le bon public.

La première question est qui souhaitait vous venir à votre manifestation. Un public rôliste convaincu ou du tout public? Vous allez donc devoir communiquer sur des médias plus ou moins précis. Les habituels supports sont :

• Les forums. Attention à ce média, car on peut rapidement se perdre et multiplier les annonces sur des forums sans réel impact. Ce que je conseille et de viser les grands forums rolistes (Casus, Antonio Bay,...) et ceux des associations de votre département et régions. Dans ces deux cas, vous toucherez des publics rolistes prêt à se déplacer.
• La page événement Facebook. Après avoir créé la page Facebook de votre événement n'hésitez à pas à la partager et communiquer fréquemment dessus. Ce média est très souvent fréquenté et permet une diffusion de l'information rapide.
• Le site internet. Essentielle avec le temps, le site internet sera le centre d'information de votre manifestation. Il devra être facile d'accès et permettre de trouver tous les détails de l'événement.
• L'affiche de l'événement. Cette dernière devra être réalisée si possible deux mois avant le début de l'événement. Cela permettra d'avoir un visuel marquant pour la manifestation et de donner les informations de manières concises.
• Les journaux municipaux et régionaux. Plus difficile d'accès, vous pourrez quand même transmettre une plaquette d'information de votre événement pour avoir la chance d'être cité dans la prochaine parution du journal. Sinon, certaines parutions mettent en place des encarts spéciaux pour l'annonces d'événement avec des pré-requis à remplir sur une page internet du journal.
• Les chaînes de radio. Le principe est le même que pour le point précédent.

Maintenant que vous avez déterminé vos cibles et les médias par lesquelles seront effectués votre publicité, il va vous falloir mettre en place un planning de communication. Ce que j'entends par là, c'est quand et quoi communiquer avec le temps pour ne pas noyer les lecteurs sous les informations ou faire le mort pendant une trop longue période. Je vais proposer un programme d'annonce, mais ce dernier ne se veut pas complet.

Pour le site internet, il vous faudra le tenir le plus à jour possible avec toutes les informations dont pourrait avoir besoin un visiteur ou un joueur. Je le recommande comme centre des déclarations et référents des réponses.

La page Facebook devra quant à elle reprendre les grandes annonces. Après il ne faut pas hésiter à s'en servir comme média d'échange avec le public, avec des questions, des petites annonces d'avancés du projet ou des teasers sur les futures annonces. Cela maintient l'engouement et permet de faire réagir les personnes.

Avec les forums, contentez vous des annonces importantes (partenariat, invités et concours). Concernant ces dernières justement, je conseille de les étaler sur le temps pour maintenir une dynamique et permettre à vos post forum de rester dans les premières places. Alors bien sur, il ne faut pas en abuser. Mais avec une annonce toutes les deux trois semaines, vous conservez l'intérêt des lecteurs et montrez l'avancé de votre projet.

Par rapport à l'affichage, je suis plutôt un adapte de 6 semaines avant l'événement pour quelques choses de tailles respectables et 3 mois pour une manifestation imposante. Pourquoi? Car ce sont des périodes raisonnables pour ceux qui vont découvrir l'affiche et qui n'ont jamais entendu parler de votre convention pour caler la date et prévoir de venir. De plus, il faudra parfois penser à effectuer une deuxième campagne d'affichage 2-3 semaines avant la date fatidique juste pour faire un rappel dans les lieux où votre affiche aura disparu. Concernant les lieux, le plus simple et de viser les boutiques de JdR, de Jeux Vidéo et les panneaux d'affichage libre de votre ville.

Et enfin pour les journaux et la radio, il ne faut pas hésiter à les contacter assez tôt pour deux raisons. La première pour espérer une réponse ou un échange avec eux. La seconde pour que votre annonce soit publié quelques jours avant la manifestation et que les derniers indécis se disent que cela pourrait être une bonne sortie pour le weekend.

C'est bon vous devez commencer à être dans le jus avec les mails à envoyer, les réponses à donner aux diverses questions qui vous sont posées, vérifier que vous n'avez oublié d'inviter personne ou que vous avez bien contacté tous les médias prévus. Normalement vous avez du passer plusieurs réunions avec vos co-organisateurs ou la petite voix dans votre tête pour tout planifier et vérifier tous les détails. Mais vous n'avez effectué que les deux tiers de votre projet. Il reste encore quelques étapes à réaliser, mais cela est une autre histoire.